Tổ chức event hay tổ chức sự kiện là các bước để thực hiện thành công sự kiện nào đó nhằm đưa sản phẩm tới gần công chúng hơn. Để tổ chức một sự kiện thành công đòi hỏi nhiều yếu tố, quy trình bài bản. PTC Vina xin chia sẻ cách tổ chức một event thành công nhất.

Tổ chức event là gì? Mục đích tổ chức event

Event là hoạt động theo chủ đích với lượng người tham gia lớn. Chúng thường được diễn ra tại địa điểm và khoảng thời gian được xác định. Thông qua đó nhằm truyền tải những thông điệp nhất định tới người tham gia.

Tùy thuộc hình thức cũng như tính chất sự kiện, event hiện nay được chia thành nhiều loại khác nhau là: Event cho doanh nghiệp gồm có hội nghị, hội thảo, lễ khai trương, lễ khánh thành, … Event phổ biến hiện nay như hội nghị hội thảo, lễ tri ân, chương trình ca nhạc, giới thiệu sản phẩm…

Việc lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện đồng hành giúp các công ty đưa những sản phẩm của doanh nghiệp hoặc đưa những thông điệp doanh nghiệp muốn truyền tải. Đây cũng là cách nhắc lại những sản phẩm cũ để người tiêu dùng nhớ và củng cố thêm về sản phẩm.

Event ở đây cũng gồm các tiệc gặp mặt, tiệc tất niên,... nhằm xây dựng, gắn kết tình đồng nghiệp giữa đồng nghiệp và ban giám đốc.

Các cách tổ chức một event thành công

- Xây dựng event với mục tiêu cụ thể

Khi thực hiện, hãy đặt mục tiêu cụ thể giúp quý công ty đi đúng hướng trong quá trình tổ chức event. Từ công tác setup thiết bị, mẫu kịch bản họp báo, huy động nguồn lực, kịch bản,.. đều phải được thực hiện thống nhất để bộ phận tổ chức hoàn thành công việc nhanh chóng. Thông qua đó giúp doanh nghiệp đạt được kết quả mong muốn khi kết thúc event đó.

- Xác định đối tượng khách hàng muốn hướng đến

Bất cứ sự kiện nào, việc thu hút khách hàng cũng như khách hàng tiềm năng chính là cơ sở để đánh giá sự thành công của nó. Do đó, cần thực hiện khoanh vùng đối tượng hình thành concept xuyên suốt sự kiện.

- Yếu tố chọn nhân lực tổ chức event hợp lý

Lựa chọn nhân lực cực kỳ quan trọng trong quá trình tổ chức event. Nếu chọn sai, công việc sẽ sẽ bị trì trệ, thậm chí không thành công. Nhân lực khi tổ chức cần đầy đủ các yếu tố sau:

+ Có kiến thức: kiến thức về event cũng như về đối tượng khách hàng mà quý công ty muốn hướng đến.

+ Kỹ năng: Có kỹ năng lập kế hoạch tổ chức, giám sát thực hiện.

+ Khả năng sáng tạo, xử lý tình huống nhanh chóng

+ Thái độ làm việc: làm việc nghiêm túc, không ngại khó khăn, có thể học hỏi và xây dựng mối quan hệ với mọi người.

Công tác quảng bá cho event tổ chức

Ảnh hưởng sự kiện càng lớn càng có lợi cho doanh nghiệp. Để buổi lễ được thực hiện thành công, các doanh nghiệp có thể nhờ tới các công ty tổ chức event. Công tác quảng bá sẽ đảm bảo thu hút một lượng khách hàng tiềm năng nhất định trước khi event diễn ra.

Việc quảng bá hình ảnh sự kiện là vô cùng cần thiết. Hãy dựa vào kế hoạch và nguồn kinh phí có sẵn để xác định phương tiện truyền thông mình sẽ sử dụng để quảng bá khách hàng một cách hiệu quả nhất.

Nếu chưa đủ nhân lực và kinh nghiệm tự tổ chức event, khách hàng có thể liên hệ PTC Vina. Công ty với nhiều năm kinh nghiệm chuyên tổ chức event miền Bắc sẽ hỗ trợ khách hàng có những sự kiện thành công nhất.

CÔNG TY CỔ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ QUẢNG CÁO PTC VINA

Địa chỉ: Hải Dương – Hotline: 0916 999 861

Văn phòng:

VP Hà Nội: 0936.992.103

VP Hải Phòng: 0936.992.202

VP Bắc Ninh, Bắc Giang: 0916.999.861

VP Hưng Yên: 0936.992.106

VP Hạ Long: 0936.992.101

Hotline tư vấn: 0916.999.861

Email: phutu118@gmail.com

Website: ptcvina.com